В РФ с 2015 года установлено новое правило для гостиниц и объектов туристической сферы. Сегодня сведения о всех постояльцах (внезависимости от гражданства) заведение отправляет в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Невыполнение подобного обязательства чревато довольно большим взысканием - до 300 тысяч рублей. Менеджер гостиницы сам может выбирать способ передачи данных. Это могут быть как отчётности на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Между тем в состоянии высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий тяжело предположить канцелярский персонал гостиницы, отчет каковой будет составляться вручную. К тому же, следует учитывать, что сведения должны быть актуальными, иначе говоря для гарантирования своевременной сдачи отчетов о постояльцах гостиница вынуждена будет иметь курьера для доставления документов в офис миграционной службы. Поэтому, почти все гостиницы приняли решение вести электронный обмен документаций с ФМС. Для комфорта пользователей было разработано несколько специализированных программных продуктов.
Обычно руководящая структура гостиницы уже взаимодействует со специальными софтами, позволяющими автоматизировать операцию оформления и учета жильцов. Комфортный интерфейс предоставляет возможность сократить время на поселение во много раз. Личный состав гостиницы обучен работе с подобными программными продуктами и уже адаптировался в реалии ит технологий. Между тем проработка нового программного продукта множественным персоналом - достаточно сложный процесс. Производители специальной программы для пересылки сведений о постояльцах контурфмс предлагают эффективное решение. Оператору нет необходимости вводить сведения через специальное окно интерфейса программы. Да и копирование одних и тех же сведений вручную, было бы с программной точки зрения нецелесообразным. Отчет формируется из файла экспорта данных штатной программы, каковая уже есть на вооружении администраторов гостиницы. Подобный процесс осуществляется в считанные минуты под управлением ответственного лица предприятия.
Федеральная миграционная служба имеет мощные серверы, которые группируют информацию с туристических объектов и гостиниц всей РФ. Наряду с этим хозяйственный субъект, отославший данные фмс имеет постоянный доступ к сведениям, которые касаются их постояльцев. Кроме того у гостиниц сейчас имеется возможность проверки данных о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
